Госкаталог и маленький музей
Жизнь российских музейщиков никогда не была скучной, но с активизацией работы Госкаталога каждый музей столкнулся с новыми вызовами.
Как вносить музейные предметы в каталог? Напрямую или через музейную систему? Сколько времени понадобится? С чего начать? Попробуем разобраться.
Работа в личном кабинете Госкаталога
Формально данные о музейных предметах можно вносить прямо в личный кабинет Госкаталога - интерфейс для этого разработан. В результате музей выполнит нормативные требования и сможет отчитаться о том, что все предметы зарегистрированы в Госкаталоге. Вроде бы все прекрасно. Или нет? Какие цели стоят перед музеем в связи с взаимодействием с Госкаталогом и решает ли их ручной ввод?
Задача №1 Спланировать трудозатраты
При введении данных непосредственно в Госкаталог сотруднику музея придется каждый раз вписывать данные во все поля карточки предмета, загружать отдельно каждое изображение и самостоятельно разбираться с ошибками загрузки. Итого: при работе напрямую рутинные операции ввода придется многократно повторять.
Задача №2 Использовать введенные данные в фондовом учете
По итогам проделанной работы музей не будет располагать полной и единой базой предметов, ведь Госкаталог позволяет выгружать данные обратно лишь небольшими порциями в виде файлов Excel. В результате нельзя будет вести расширенный поиск по предметам, просматривать изображения. Учетные документы также придется делать каждый раз вручную, хотя для этого можно было бы использовать введенные данные. Итого: результаты огромной работы, которую предстоит проделать, не будут доступны музею.
Задача №3 Сохранить цифровой архив музея
Внесение данных в Госкаталог - нередко повод провести фотосъемку экспонатов. В результате в Госкаталог будут переданы небольшие изображения, а на компьютерах сотрудников накопится большое количество файлов высокого разрешения. При больших объемах хранить данные на рабочем месте рискованно: жесткий диск может выйти из строя, файлы могут быть повреждены вирусом. Итого: цифровой архив музея не защищен от повреждения и полной потери.
Задача №4 Привязать к музейным предметам регистрационные номера по Госкаталогу
При регистрации в Госкаталоге каждому музейному предмету присваивается единый федеральный регистрационный номер. На текущий момент этот номер обязателен при оформлении разрешения на выдачу предметов в случае экспонирования за пределами музея. Но учитывая значение, которое придает проекту Госкаталога Музейного фонда РФ Министерство культуры, можно прогнозировать, что сфера применения такого единого идентификатора будет расширяться. А ведь получить данные о номерах из Госкаталога можно также только путем выгрузки в Excel по частям. Итого: музею придется вести отдельный реестр регистрационных номеров по Госкаталогу.
А если использовать музейную систему?
Пройдемся по нашим целям и посмотрим, что происходит при работе с Госкаталогом через музейную систему.
Трудозатраты оптимизированы
В музейной системе повторяющиеся значения заранее заносятся в справочники (материал, техника, автор…) и при вводе данных остается вписать только индивидуальные параметры предмета. Есть групповая загрузка изображений и специальный сервис, который проверяет, какие предметы загрузились в Госкаталог успешно, а какие нет.
Введенные данные доступны
Сведения о предметах хранятся в системе, их целостность и единообразие позволяют быстро находить нужные данные, группировать и выгружать их, автоматически формировать все необходимые учетные документы.
Цифровой архив в “облаке”
Вряд ли кто-то захочет поспорить о том, что надежнее: обычный компьютер с ограниченным ресурсом службы - или место на сервере в датацентре с квалифицированными системными администраторами, резервным копированием и постоянным контролем влажности и температуры.
Регистрационные номера под рукой
Все номера выгружаются в систему и являются частью карточки музейного предмета. Их можно использовать в документах.
Хорошо, но у нас проблемы с финансированием
– нередко говорят небольшие музеи. И у нас для них есть хорошие новости.
Во-первых, важно донести до тех, кто формирует бюджет музея, что учитывать нужно не только очевидные затраты на приобретение музейной системы, но и те скрытые расходы, которые понесет музей в результате неоптимально организованной работы с Госкаталогом, потери данных, ограниченного доступа к ним.
Во-вторых, те времена, когда внедрение музейной системы обязательно было сложным и дорогостоящим проектом, прошли - и сегодня в рамках программы “КАМИС для небольших музеев” наша система может обойтись в 90 тысяч рублей. Включая внедрение и год размещения в облачном хранилище с гарантийной поддержкой. За счет чего?
Базовые функции и типовая настройка
В новой версии КАМИС 5 уже учтены все основные потребности небольшого музея, подготовлена типовая структура коллекций и унифицированный набор учетных документов. Наши специалисты смогут быстро запустить систему для вашего музея.
Групповое дистанционное обучение
Благодаря видеозвонкам, системам удаленного доступа и нашему опыту взаимодействия с музейщиками сегодня учебный курс по системе КАМИС можно освоить удаленно - в формате вебинара и практических занятий по скайпу с последующим тестированием и получением официального сертификата.
Облачное хранилище
Облако - это выгодно: на одном сервере хранятся данные многих музеев, затраты на его сопровождение распределены между ними. Облако - это удобно: открываете на компьютере Chrome или Internet Explorer, заходите на облачный сервер, вводите логин и пароль - и работаете в музейной системе с рабочего места или из дома.
Гарантийная поддержка
Облако - это очень надежно. Наши специалисты обеспечивают постоянное функционирование системы, профилактику, антивирусную защиту и регулярное архивирование информации. Если у вас появятся вопросы – квалифицированная служба поддержки придет вам на помощь.
Какие музеи могут принять участие в программе?
Есть несколько простых критериев:
1. размер фондов - до 10 000 предметов
2. количество обучаемых сотрудников - 1 человек
3. готовность использовать типовую систему на 1 пользователя
4. готовность учиться дистанционно в согласованное время
5. готовность выплачивать ежегодную абонентскую плату. (Сейчас она составляет 12 тыс. руб., первый год включен в стоимость внедрения системы.)
6. договор должен быть заключен с 1 марта по 30 июня
Куда обратиться по поводу программы?
Заполните онлайн-заявку и наши сотрудники свяжутся с вами.
А если мы не уверены, что вписываемся в указанные критерии?
Значит, система будет стоить несколько дороже. Заполните онлайн-заявку и наши сотрудники свяжутся с вами, чтобы подобрать оптимальную схему.